Die erfolgreiche Weitergabe von Informationen an alle Beteiligten muss gut geplant sein. Ein durchdachter Plan für die Informationsweitergabe sollte vor allem auf die Einbindung aller Beteiligten abzielen. Indem alle gleichermaßen in den Informationsfluss einbezogen werden, entsteht ein Gefühl der Zugehörigkeit und des gemeinsamen Engagements für das Wohlergehen der Gemeinschaft. Dabei ist es hilfreich, wenn Informationen über das Vorhaben möglichst früh zur Verfügung stehen, kontinuierlich auf dem Laufenden gehalten wird und die Informationsweitergabe zielgruppenspezifisch erfolgt.
Allgemein kann hier ein Kommunikationsplan zur gezielten Informationsübermittlung erstellt werden. Zu unterscheiden sind dabei formelle und informelle Informationskanäle, die je nach Zielgruppe mehr oder weniger passend sind. Beispielsweise können regelmäßige Jour-fixe stattfinden, Statusmitteilungen erfolgen, Berichte verschriftlicht oder Newsletter, eine Homepage aber auch informelle Gespräche im Einrichtungsalltag genutzt werden.
Sinnvoll ist es, bereits bestehende Formate und Informationskanäle zu nutzen, um die zur Verfügung stehenden Ressourcen nicht überzustrapazieren. Um das Vorhaben zudem bekannt zu machen, kann es z.B. auf der Einrichtungshomepage publiziert werden. Ggf. kann es nützlich sein, über das Vorhaben in Form von lokalen Medien, wie Zeitungen oder Radio zu informieren, um weitere Teilnehmer:innen zu akquirieren oder insgesamt zu informieren.
Kernpunkte Informationsweitergabe
- Planung der Informationsweitergabe im Voraus sicherstellen
- Bei der Informationsweitergabe Teilnehmer:innen mit einbinden
- Unterschiedliche Kommunikationskanäle nutzen
- Informationen klar und verständlich formulieren
- Informationsweitergabe regelmäßig wiederholen
Learning
Im Rahmen des Projektes zeigte sich, dass direkte Ansprache in persönlichen Gesprächen von besonderer Relevanz war. Eine kontinuierliche Präsenz im Alltag der Einrichtung erleichtert den Informationsfluss und ermöglicht es Teilnehmer:innen, niedrigschwellig Rückmeldungen zu geben. Es wäre sinnvoll gewesen, vorab einen Kommunikationsplan festzulegen. Mit diesem kann vorab das Wissens- und Stakeholdermanagement gesteuert werden. Wichtig ist, die jeweiligen Kommunikationswege gemeinsam mit den entsprechenden beteiligten Personengruppen festzulegen, damit der Informationskanal einerseits gut zu beiden Partnern passt und andererseits realistisch umsetzbar sowie praktikabel ist.
Handreichung
Ein Kommunikationsplan könnte wie folgt aussehen:
Eigene Darstellung nach https://www.orghandbuch.de/OHB/DE/OrganisationshandbuchNEU/4_MethodenUndTechniken/Methoden_A_bis_Z/Stakeholderanalyse/Stakeholderanalyse_node.html