Nachdem feststeht, welche Stakeholder in den Veränderungsprozess eingebunden werden sollen, gilt es diese für die Beteiligung im Prozess zu gewinnen. Das bedeutet, dass sie spätestens zu diesem Zeitpunkt einerseits über das Vorhaben sowie andererseits über ihre Möglichkeiten der Beteiligung informiert werden sollten. In der Regel besteht bereits Kontakt zu den Zielgruppen. Sollte dies nicht der Fall sein, ist dieser spätestens jetzt herzustellen.
Je nach Umfang des Veränderungsprozesses und nach Ressourcen der Altenpflegeeinrichtung, kann die Anzahl der je Zielgruppe benötigten Teilnehmer:innen festgelegt und dementsprechend gewonnen werden.
Durch das partizipative Vorgehen ist es jederzeit möglich, später im Prozess einzusteigen. Im Prozess sollte deshalb kontinuierlich die Offenheit bestehen, neue Teilnehmer:innen einzubeziehen, beispielsweise, wenn zu einem vorherigen Zeitpunkt noch keine Beteiligung gewünscht oder möglich war und vor allem nach dem Ausscheiden von Teilnehmer:innen. Dabei ist es besonders bei langfristig angelegten Prozessen ratsam, wiederholt Teilnehmer:innen der verschiedenen Zielgruppen anzusprechen.
Besonders die dauerhafte Beteiligung von Bewohner:innen aber auch allgemein die Gewinnung von Zugehörigen kann mitunter schwierig sein.
Für Bewohner:innen kann die Dauer oder das Format einer Veranstaltung abschreckend wirken, wenn sie befürchten, überfordert zu werden. Für Zugehörige kann der Zeitpunkt der Veranstaltung bedingt durch eigene berufliche oder private Verpflichtungen ein entscheidender Grund für die Einwilligung zur Teilnahme sein.
Die Einbindung von sekundären Zugehörigen kann mitunter herausfordernd sein, da sie sich nicht eine:r Bewohner:in direkt zugehörig fühlen, sondern z.B. aufgrund einer bestehenden Kooperationsbeziehung oder der regionalen Nähe im Quartier der gesamten Einrichtung als Institution zugehörig sind. Beispielsweise könnten sich einzelne Lehrpersonen aus Grund- oder weiterführenden Schulen oder Erzieher:innen aus Kindertagesstätten nicht direkt der Einrichtung verbunden fühlen und eine Teilnahme daher ablehnen. Deshalb kann es erforderlich sein, ihnen zu verdeutlichen, in welcher Rolle deren Beteiligung am Veränderungsprozess gewünscht ist. Möglicherweise entstehen durch den Veränderungsprozess neue Kooperationen oder neue Rollen innerhalb der Kooperationspartnerschaft, indem die Zuständigkeit als Ansprechperson für die jeweils andere Organisation festgelegt wird. Dies wiederum kann dazu führen, dass Einrichtungen und Organisationen voneinander profitieren und sich gegenseitig unterstützen.
Auch an dieser Stelle spielt eine zielgruppengerechte Art der Kommunikation eine wichtige Rolle und je nach Personengruppe können verschiedene Ansprachewege genutzt werden. Zu diesen zählen Aushänge in der Einrichtung, Briefe/Post, Telefonate, interne Rundschreiben, digitale Nachrichten, z.B. E-Mail oder auch informelle Gespräche im Einrichtungsalltag. Zudem sollte vorab das jeweilige Rollenverständnis mit den Beteiligten geklärt werden. Damit ist der Umgang mit den Rollen gemeint, die durch die bestehenden Hierarchien innerhalb von Altenpflegeeinrichtungen mit bestimmten Befugnissen und Verantwortlichkeiten einhergehen. Werden Führungskräfte in bestimmten Formaten beteiligt, so kann das dazu führen, dass andere Teilnehmer:innen nicht mehr offen diskutieren, da im sonstigen Einrichtungsalltag die Letztverantwortung für Entscheidungen bei den Führungskräften liegt. Andererseits können Führungskräfte aus der Leitungsperspektive heraus wiederum anderen Input beitragen. Die damit einhergehende Aufgabenverteilung sollte nicht nur besprochen, sondern auch mit allen Beteiligten kommuniziert und somit für alle transparent gemacht werden.
Sollte geplant sein, dass während des Prozesses Inhalte oder Fotos veröffentlicht werden, auf denen beteiligte Personen kenntlich sind / gemacht werden, ist vorab eine Einwilligung der Beteiligten einzuholen. Ein DSGVO-konformer Umgang mit personenbezogenen Daten wird vorausgesetzt.
Kernpunkte
- Formate müssen zu den Fähigkeiten der Teilnehmer:innen passen
- Kontinuierlichen Zugang erlauben
- Zeit für Einzelgespräche einplanen
- Rollverständnis mit den Teilnehmer:innen klären
- DSGV-konformer Umgang
Handreichung: Rolle in den Prozessschritten
Gemeinsam mit den Teilnehmer:innen, die in den Prozess eingebunden werden wollen, sollte deren Rolle festgelegt werden. So sind die folgenden Rollen im Prozess denkbar. Anhand der Tabelle können die Erwartungen an die jeweilige Rolle definiert werden:
[Eigene Darstellung nach: Smits, D. W., Van Meeteren, K., Klem, M., Alsem, M., & Ketelaar, M. (2020). Designing a tool to support patient and public involvement in research projects: the Involvement Matrix. Research involvement and engagement, 6(1), 1-7.]