Für die Bestandsaufnahme können formale und informelle Formate kombiniert werden. Für beide Formate sollten klare Anfangs- und Endzeitpunkte eingehalten werden. Die Teilnehmer:innen sollten vorab darüber aufgeklärt werden, wie die geteilten Informationen in den Veränderungsprozess einfließen und wie die Ergebnisse weiterverwendet werden. Es ist außerdem wichtig, auf die Freiwilligkeit der Teilnahme aufmerksam zu machen und auf die Möglichkeit, das Gespräch jederzeit abzubrechen.
In formalisierten Teilnahmeformaten sind z.B. Einzel- oder Gruppengespräche, die sich auf einen festgelegten Themenbereich konzentrieren und für diese Erhebung einberufen wurden. In den Gesprächen selbst sollte der/die Prozessverantwortliche darauf achten, dass sich die Teilnehmer:innen wohl fühlen und dass die gestellten Fragen für sie verständlich sind. Bei Gruppengesprächen sind die Diskussionsregeln zu erläutern und einzuhalten.
Informelle Formate umfassen zum Beispiel ein Flurgespräch mit Kolleg:innen oder eine spontane Rückmeldung von Bewohner:innen im Alltag. Für informelle Formate in der Bestandsaufnahme sollten die Informationen aller relevanten Zielgruppen gesammelt und dokumentiert werden. Der/die Prozessverantwortliche sollte sich bei Abschluss der Bestandsaufnahme sicher sein, dass möglichst viele Perspektiven aus den definierten Zielgruppen abgebildet wurden, um die weiteren Schritte zu planen. Wenn Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind, sollte vor der Ergebnisdokumentation nochmals das Einverständnis zur Veröffentlichung eingeholt werden.
Kernpunkte
- Datenschutz erläutern
- Freiwilligkeit betonen
- Perspektiven aus allen Zielgruppen abbilden
- Zeitrahmen festlegen