Das Einrichten eines Steuerungsgremiums erlaubt eine Überprüfung des Fortschritts im Änderungsprozess. Es erlaubt außerdem die Reflexion und Antizipation von möglichen Risiken im Prozess und kann Entscheidungen über das weitere Vorgehen treffen. Die Kompetenzen des Gremiums müssen zu Beginn des Änderungsprozesses festgelegt werden. Die Größe und Zusammensetzung des Gremiums bzw. der Gremien hängt von Art und Umfang des Veränderungsprozesses ab. Es kann sich also z.B. auch auf einen Bereich der Einrichtung beziehen. Die Anzahl der Treffen hängt zusätzlich davon ab, wie komplex der Veränderungsprozess ist. Generell können alle (Personen-)Gruppen der Einrichtung in dieses Gremium einberufen werden, sie sollten jedoch von der direkten Umsetzung der Maßnahmen Abstand haben. Innerhalb des Gremiums sollten vorab die Rollen der Teilnehmer:innen geklärt sein, dies kann entweder von der/dem Prozessverantwortlichen vorab festgelegt oder in Form einer Abfrage ausgehandelt werden. Die Treffen werden durch die/den Prozessverantwortliche:n vorbereitet und moderiert. Zur Vorbereitung gehören der aktuelle Stand des Veränderungsprozesses, eine Agenda für das Treffen sowie ggf. eine Zusammenfassung vorheriger Treffen. Gremiumsmitglieder müssen vor der ersten Zusammenkunft entsprechend über die Kompetenzen des Gremiums sowie den Veränderungsprozesses informiert werden und werden vor den regelmäßigen Treffen immer wieder informiert. Der/die Prozessverantwortliche bereitet eine Dokumentation des gesamten Treffens vor und stellt dies den Teilnehmer:innen im Nachgang zur Verfügung.
Kernpunkte
- Kompetenzen des Gremiums festlegen
- Zusammensetzung des Gremiums bestimmen
- Frequenz der Treffen festlegen
- Rollen festlegen
- Regelmäßig informieren
- Ergebnisse dokumentieren
Beispiel aus dem Projekt
Das Steuerungsgremium im Projekt bestand aus verschiedenen Ebenen des Managements, wie z.B. die Geschäftsführung, Leitung Sozialer Dienst, Pflegedienstleitung, Provinzoberin der Kommunität, Einrichtungsleitung und wissenschaftlicher Projektleitung. Das Gremium traf sich mehrfach und überprüfte den Projektfortgang. Außerdem wurde im Rahmen des Steuerungsgremiums die Risiken der Maßnahmen bestimmt.
Im Laufe des Projektes zeigte sich, dass verschiedene Management-Ebenen unterschiedliche Einsichten mitbringen und es wichtig ist, dafür zu sorgen, dass das mittlere Management die eigene Sichtweise adäquat einbringen kann. Steuerungspersonen aus dem mittleren Management haben den Vorteil, dass sie näher an den Personen dran sind, die tatsächlich von der Veränderung betroffen sind (Leistungserbringer:innen oder Leistungsempfänger:innen).