In diesem Schritt wird die Priorisierung tatsächlich umgesetzt. Das heißt der zuvor festgelegte und letztlich eingeladene Personenkreis findet sich zum vereinbarten Zeitpunkt zusammen, und bestimmt anhand der zuvor entschiedenen Methode die festgelegte Anzahl an zu priorisierenden Interventionen. Auch an dieser Stelle sollte weiterhin durch die offene Grundhaltung ein gewisser Handlungsspielraum bestehen, geringfügig von den Vorgaben abweichen zu können. Das bedeutet, dass akzeptiert werden sollte, wenn die Teilnehmer:innen beispielsweise weniger Maßnahmen priorisieren als zuvor festgelegt, weil sie die Einführung weiterer Maßnahmen zu diesem Zeitpunkt als nicht so relevant bewerten, wie die Einführung anderer Maßnahmen. Es sollte dann nicht durch die Prozessverantwortlichen erzwungen werden, dass nur aufgrund der vorherigen Überlegungen eine bestimmte Zielgröße von Maßnahmen priorisiert wird. Zu bedenken ist dabei jedoch auch, dass eine deutlich höhere Anzahl an Maßnahmen, als zuvor festgelegt im Veränderungsprozess zu Überlastung und Überforderung führen kann. Hier sollte gut zwischen den Bedürfnissen und Bedarfen der Teilnehmer:innen und den Ressourcen der Einrichtung abgewogen werden. Das Ergebnis sollte dokumentiert werden. Als Methode der Ergebnisdokumentation kann ein schriftliches Protokoll oder eine Fotodokumentation genutzt werden.
Kernpunkte
- Termin festlegen und Entscheidungsgremium einladen
- Räumlichkeiten und ggf. benötigte Materialien vorbereiten
- Priorisierung durchführen
- Ergebnisse dokumentieren
Beispiel aus dem Projekt
Durch die Priorisierungsworkshops wurden pro Zielgruppe zwischen sieben und neun Maßnahmen priorisiert. Die Zielvorgabe von sieben Maßnahmen wurde also den Teilnehmer:innen entsprechend aktualisiert. Hier zeigte es sich auch, dass die Priorisierung zwischen den Zielgruppen sehr unterschiedlich verlief und das Vorgehen wurde dementsprechend angepasst. Beispielsweise schlossen die Bewohner:innen sehr viel weniger Maßnahmen von vornherein aus. Da einige Maßnahmen verschiedenen Zielgruppen zugeordnet wurden, wurden im Ergebnis drei Interventionen von mehreren Zielgruppen priorisiert. Dies hatte zur Folge, dass insgesamt die Maximalzahl von Maßnahmen nicht überschritten wurde. Die Dokumentation zur Ergebnissicherung übernahmen Mitarbeiter:innen aus dem Projektteam mittels Protokollmitschrift.
Lehren aus dem Projekt
Aufgrund der hohen Anzahl an Maßnahmen, die durch die Konzeptarbeit in der Arbeitsgruppe zustande kam, waren einige der Maßnahmen noch nicht detailliert genug konkretisiert. Somit konnten nicht alle Detailfragen der Teilnehmer:innen der Priorisierungsworkshops zu den Maßnahmen abschließend beantwortet werden. Für die Entscheidung für oder gegen eine konkrete Maßnahme ist Detailschärfe eine wichtige Voraussetzung. Es empfiehlt sich daher in zukünftigen Änderungsprozessen ausreichend Zeit für die Detailplanung der Maßnahmen einzuplanen, zugleich müssen jedoch die vorhandenen zeitlichen Kapazitäten beachtet werden.