Die Prozessverantwortlichen sollten sich dessen bewusst sein, dass es Ursachen und Szenarien gibt, die unvorhersehbar und nicht veränderbar sind. Umso relevanter ist die vorherige Durchführung einer Risikoanalyse, um möglichst verschiedene Szenarien und Gegenmaßnahmen einplanen zu können. Nicht jegliche Eventualität ist jedoch zu antizipieren und erst in der praktischen Umsetzung zeigen sich endgültig Lücken der geplanten Maßnahmen. Es kann vorkommen, dass zuvor festgelegte Zeiträume oder Häufigkeiten von regelmäßigen Terminen nachträglich angepasst, neuangelegte Dokumente überarbeitet oder konkrete Handlungsschritte aktualisiert werden müssen. Sollte deutlich werden, dass Maßnahmen nicht angenommen werden oder gar scheitern, kann in partizipativen Prozessen eine Modifikation des zuvor geplanten Vorgehens stattfinden.Zudem sollte konkretisiert werden, welche Anpassungen bei Nichteinhaltung oder -erfüllung der geplanten Umsetzungsschritte erfolgen.
Kernpunkte
- Anpassungsbedarfe erkennen
- Anpassung über etablierte Entscheidungs- und Informationswege bestimmen
- Anpassungen bei Nichteinhaltung oder -erfüllung
Beispiel aus dem Projekt I – Dienstkleidung
Ein Beispiel für die Modifikation von Maßnahmen im Rahmen des Projektes war die Implementierung von farblich unterschiedlicher Dienstbekleidung für die Mitarbeiter:innen. Mitarbeiter:innen tragen selbst angeschaffte und individuelle Dienstkleidung. Die Anpassung dessen wurde von den Bewohner:innen gewünscht, damit sie die Mitarbeiter:innen direkt anhand der Kleidung als solche identifizieren und einer entsprechenden Berufsgruppe zuordnen können. Bereits im Rahmen des Steuerungsgremiums wurde die Sorge geäußert, dass das Einführen von Dienstkleidung kontraproduktiv sein könne. Da die Anschaffung von Dienstbekleidung über einen externen Dienstleister zu Kosten für die Mitarbeiter:innen führt, wurde eine schriftliche Befragung der Mitarbeiter:innen durchgeführt, in der sie sich für oder gegen die Einführung der Dienstbekleidung entscheiden konnten. Die Mitarbeiter:innen entschieden sich mehrheitlich gegen die Einführung, sodass eine Alternative entwickelt wurde, damit trotzdem dem Wunsch der Bewohner:innen nachgekommen werden konnte. Letztlich wurden ausreichend große Namensschilder mit unterschiedlich farbiger Umrandung für die Mitarbeiter:innen eingeführt.
Beispiel aus dem Projekt II – Pandemie
Das Modellprojekt fand zu einer höchst fragilen Phase während der COVID-19-Pandemie statt, was einen erheblichen Einfluss auf den Projektverlauf und dessen Umsetzung nahm. So konnte z.B. die Eröffnungsveranstaltung des Projektes aufgrund der Pandemie nicht stattfinden. Es fehlte deshalb die direkte persönliche Ansprache und der regelmäßige Austausch. Die Kommunikation war generell erschwert. Daher mussten alternative Wege der Informationsweitergabe und des Austauschs gefunden werden. Es wurde mehr Kontakt per Brief und E-Mail gehalten und für Treffen auf Videokonferenz-Formate zurückgegriffen. Außerdem wurden Telefonsprechstunden eingerichtet. Darüber hinaus band die Pandemie Kräfte der Mitarbeiter:innen und An- und Zugehörigen in anderen familiären und beruflichen Verpflichtungen und bremste somit deren Teilnahme. Deshalb musste es laufend zu Anpassungen im Vorgehen und der Reichweite des Projektes kommen. Anstatt der ursprünglich geplanten Umsetzung in drei Wohnbereichen wurde auf einen Wohnbereich reduziert.